¿Vas a gestionar toda tu contabilidad con SAP? La decisión no podía ser más acertada. La implementación de SAP en una empresa mejora significativamente sus procesos de gestión.
Por esa razón, el ecosistema de soluciones que ofrece la marca de software está a menudo integrado por pymes y grandes organizaciones en España. De hecho, uno de sus módulos, precisamente el que favorece la contabilidad con SAP, se ha convertido en una pieza clave en muchas empresas. Las razones son varias y trascienden la simple automatización de procesos como la contabilización de asientos contables, el cálculo de la depreciación de activos o la gestión de pagos y cobros.
Ventajas de llevar a cabo la contabilidad en SAP
La contabilidad en SAP gana en eficiencia, disminuye el margen de error y ofrece datos vitales para la toma de datos estratégicos. Estas son algunas de las ventajas de asumir la contabilidad con SAP:
- Integración de departamentos, datos y procesos: SAP permite unificar todos los departamentos que intervienen en la contabilidad empresarial, integrando los datos de todas las funciones financieras bajo un mismo sistema. Esto posibilita recopilar, en tiempo real, información de diversas áreas y módulos para mantenerla siempre actualizada de manera coherente.
- Rapidez y reducción de errores: La automatización de muchas tareas contables repetitivas reduce considerablemente el riesgo de errores humanos (que incluso pueden desembocar en un fraude de ley) y acelera el cierre de períodos contables. Es decir, reduce los tiempos y permite al personal contable enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.
- Mayor nivel de seguridad: SAP permite configurar roles de usuario y permisos específicos, lo que limita quién puede acceder y modificar ciertas áreas del sistema. Esto asegura que solo el personal autorizado pueda realizar cambios en las cuentas o aprobar transacciones financieras. Es decir, dota de mayor seguridad y control sobre los datos financieros y de confiabilidad sobre la información contable.
- Control de la actividad financiera en tiempo real: La contabilidad con SAP ofrece una lectura de los datos financieros en tiempo real y esto permite a la empresa monitorizar continuamente su situación y actuar en base a datos actualizados. De hecho, el sistema permite generar informes financieros y contables y personalizarlos para obtener análisis específicos disgregados. Esto facilita enormemente la toma de decisiones, reduce riesgos financieros y mejora la planificación y la capacidad de respuestas ante imprevistos.
- Cumplimiento normativo: La contabilidad en SAP se apoya en regulaciones contables nacionales e internacionales, pues es capaz de adaptarse a normativas fiscales locales, lo que facilita el trabajo ante auditorías internas y externas por parte de empresas o de las autoridades públicas. Además, cada modificación o movimiento financiero queda registrado, permitiendo una total trazabilidad.
Sin embargo, antes de asumir un programa contable SAP para mejorar la gestión de los procesos financieros, deben tomarse en cuenta ciertos factores que garanticen la implementación satisfactoria del programa SAP contable en el ecosistema empresarial.
Implantación de programa SAP contable. Pasos previos
Antes de implantar un programa SAP de contabilidad en una empresa es necesario evaluar los riesgos y la idoneidad del sistema operativo en el que se va a integrar, para garantizar una implementación exitosa. Algunos de los aspectos clave a revisar son los siguientes:
- Los procesos financieros. El objetivo es identificar cuales necesitan ser automatizados o mejorados y en qué sentido: para mejorar la eficiencia, para reducir errores, para elaborar informes financieros… Hay que recordar que SAP ofrece distintos módulos relacionados con la contabilidad y que es necesario determinar cuáles son necesarios para alcanzar los objetivos empresariales.
- La capacidad del sistema actual: Desde la estructura tecnológica, con el fin de averiguar si soporta la carga del software de SAP (servidores, almacenamiento, conectividad, etc.) hasta los equipos de trabajo.
- El nivel de capacitación de la plantilla. Es necesario asegurarse de que los equipos de trabajo que van a apoyarse en dicha herramienta tengan la formación necesaria para utilizar el sistema de manera eficiente. Si es necesario, cabe la posibilidad de desarrollar un plan de formación para el uso del sistema que, además, trabaje la posible resistencia al cambio de algunos y algunas profesionales.
- Los costes y del retorno de la inversión. Se trata de un punto conveniente ante la adquisición de cualquier solución tecnológica. Deben tenerse en cuenta todos los costes asociados a la implementación, la capacitación, el mantenimiento, etc., del sistema y tener la certeza de que se puede hacer frente a todos ellos. No solo eso, sino que, además, se va a cosechar el retorno de inversión esperado.
- La posibilidad de integración con otros sistemas ya vigentes. Gestión de inventarios, compras, ventas… La interoperabilidad es importante, es decir, verificar la capacidad del programa de SAP contable para interactuar con los sistemas que la empresa ya utiliza. También debe tenerse en cuenta el nivel de personalización que se demandará a la nueva herramienta y si este es posible.
Otros detalles importantes que deben tenerse en cuenta ante la adquisición de programas SAP contabilidad son:
- La capacidad de planificar el proyecto de implementación e integración de la nueva herramienta, pues se trata de un proceso complejo que requiere varias fases bien definidas.
- La posibilidad de contratación de consultores y consultoras especializados en SAP que puedan encarar todo el proceso de implementación y, posteriormente, de soporte técnico.
- Garantizar la seguridad y la protección de los datos financieros sensibles en cumplimiento con las regulaciones aplicables a la contabilidad y la gestión de datos personales y confidenciales.
Modulo SAP FI. Un verdadero aliado
Como hemos apuntado, el programa contable SAP cuenta con diversos módulos por los que se puede apostar desde la empresa. Uno de los más exitosos es el SAP FI dentro del SAP programa contable.
El módulo FI (Financial Accounting) de SAP es uno de los componentes clave del sistema. Diseñado específicamente para gestionar y monitorear las funciones contables y financieras de una empresa, garantiza la precisión y el cumplimiento normativo en los procesos financieros y contables. Entre las principales funciones del módulo FI destacan:
- Contabilidad general: registra todas las transacciones financieras de la empresa en cuentas contables de manera detallada y permite la generación de estados financieros como balances y cuentas de resultados.
- Contabilidad Accounts Payable: gestiona todas las transacciones relacionadas con los proveedores, incluidas facturas, pagos y notas de crédito. Automatiza procesos de aprobación de pagos y conciliación con facturas recibidas.
- Contabilidad Accounts Receivable: administra las cuentas de los clientes, incluyendo la facturación, los pagos recibidos y las cuentas pendientes. Proporciona herramientas para el seguimiento de deudas y generación de informes.
- Contabilidad de activos fijos: permite la gestión integral del ciclo de vida de los activos fijos, desde la adquisición hasta la disposición, facilitando el cálculo de la depreciación y su integración en los estados financieros.
- Gestión de bancos: para la integración y conciliación de cuentas bancarias, incluyendo la gestión de extractos bancarios y la automatización de pagos y cobros.
- Gestión de impuestos: calcula los impuestos nacionales e internacionales, asegurando el cumplimiento de las normativas fiscales y facilita su declaración.
El módulo FI se integra con otros módulos de SAP como los de Control de Gestión o Ventas y Distribución. Es capaz de trabajar con múltiples monedas y en diferentes lenguas, proporciona informes financieros instantáneos y completos que permiten a la gerencia tomar decisiones informadas y dota de mayor transparencia toda la operativa financiera de la empresa.
